Digitalizálás előnyei

A DWS felismerte azt az igényt, amely a vállalatoknál a papír alapú dokumentumok digitalizálása iránt fellép. Ennek oka, hogy a vállalkozásoknál a nagy mennyiségű papír alapú dokumentum tárolása gondot jelent, melynek megoldása lehet a dokumentumok bérirattárba történő adása. Ez azonban nem oldja meg azt a problémát, hogy a cég a működéséhez szükséges iratok a lehető leggyorsabban rendelkezésére álljanak. A mai tudásalapú világunkban a legfejlettebb technológiák ismeretében az egyetlen megoldást a dokumentumok digitalizálása nyújtja. Ezzel lehetővé válik, hogy a cég életében fontos iratok visszakeresése percek alatt megtörténjen.

Gyors visszakeresés, többszörös hozzáférés az iratokhoz

Az iratok elektronikus formában történő tárolása arra is lehetőséget biztosít, hogy egyszerre sok, akár több száz felhasználó is hozzáférjen ezekhez a dokumentumokhoz, természetesen amennyiben megfelelő jogosultsággal rendelkezik adott irattípus megtekintéséhez. Ehhez dokumentumkezelő, archiváló szoftver alkalmazása szükséges, mely azon kívül, hogy hatékonyabbá teszi a szkennelési műveleteket, több más előnnyel is rendelkezik. Ezek közül a legfontosabbak, hogy a tárolt dokumentumok mellett, az azokra vonatkozó adatokat is rögzíthetünk a rendszerben. Bármilyen jó nyilvántartással rendelkezik egy cég a saját iratairól, legyen ez egy egyszerű iktatókönyv, vagy akár iktatóprogram, Excel lista, stb., egyik sem lehet olyan hatékony, mint dokumentumok elektronikus formában történő tárolása.

Egy dokumentumkezelő rendszer hatékony működéséhez célszerű a korábban keletkezett, archív iratanyagokat is rögzíteni a rendszerben, melyekre az operatív működés során még szükség van. Azonban a működő vállalkozásoknál az ehhez szükséges fizikai és humánerőforrás háttér általában nem áll rendelkezésre, illetve jóval nagyobb ráfordítást igényel a cég részéről, ha saját eszközeit, munkaerejét köti le ezen feladatok ellátására.
Ezen kívül a digitalizálást, mint szolgáltatást igénybe véve jóval költséghatékonyabb megoldást jelenthet (elszámolható).

Az elektronikus irattár felhasználási területei:

Elektronikus iratrendezés:

  • Rendezetlen irattári anyag feldolgozásához:

    szeretné rendezetté és visszakereshetővé tenni iratait? Ne a papír alapú iratok rendszerezésével bajlódjon! Feldolgozási know how-nk, és a feldolgozási technológiánk segítségével a rendezetlen, kaotikus iratokat is strukturált, visszakereshető elektronikus irattárrá rendszerezzük. A feldolgozás során az iratokhoz tárolási paramétereket is rendelünk, így ha a papír alapú irat mégis szükségessé válik, akkor annak pontos helye meghatározható, az irat fizikailag is gyorsan visszakereshető, így válik áttekinthetővé a rendezetlen irattömeg.

  • Az elektronikus iratrendezés és adatfeldolgozás, adatrögzítés, strukturálás

    az elektronikusan rendelkezésre álló dokumentumok esetén is működik. Ön feltölti az elektronikus irattárba iratait, melyek lehetnek szöveges fájlok, vagy már digitalizált iratok. Az OCR technológia segítségével a dokumentumokban szabad szöveges kereséssel.

Cégeladás-felvásárlás esetén:

az elektronikus iratarchívum több előnnyel jár. Segíti a társaság átvilágításához szükséges dokumentumok rendelkezésre bocsátását. A megoldással teljes körűen dokumentált az iratok, adatok átadás-átvétele. További előnye, hogy a későbbiekben felmerülő szavatossági kérdések esetén minden érdekelt fél számára elérhető marad a bizonyító erejű iratvagyon.

Fizikai irattárolás helyett elektronikus irattár

Előnyei a hatékony munkavégzés, gyors visszakeresés, az ügyfelek kiszolgálása felgyorsul. Hiteles másolatkészítés (elektronikus aláírással és időbélyeggel hitelesített digitalizálás és elektronikus tárolás, archiválás) esetén a papír alapú irattárolás, irattárak felszámolhatóak (meghatározott irattípusok esetén) – versenyképes az olcsó bértárolással is, de jelentős költségmegtakarítás az irodai környezetben tárolt operatív iratok tárolási helyének felszabadításával érhető el. A minősített elektronikus aláírással hitelesített okirat teljes bizonyító erejű magánokirat. Meghatározott esetekben az így digitalizált, hitelesített irat megsemmisíthető.
A jelenleg már érvényben lévő, gyakorlatban használható elektronikus hitelesítési eljárások (digitális aláírás, időbélyeg) lehetővé teszik a digitalizált dokumentumok teljes értékű iratként történő kezelését. E mellett a digitális archívum a fizikai irattári feladatokat és folyamatokat jelentősen csökkenti, hiszen az eredeti papír alapú adathordozóra csak a legritkább esetekben lesz szükség a jövőben.

GDPR szabályozás miatti dokumentumkezelés:

A 2018. május 25-én életbe lépett az Európai Unió és a Tanács által elfogadott, a személyes adatok védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló rendelete, más néven általános adatvédelmi rendelet (GDPR, General Data Protection Regulation). A szabályozás okán a legtöbb vállalkozásnak az eddigiektől eltérően kiemelkedő körültekintéssel kell eljárnia az újonnan rögzítendő, és a korábban rögzített személyes adatokkal kapcsolatban. Az érzékeny adatok speciális törődést igényelnek, azonban sok esetben még az érzékeny adatok feltárása is nehézséget okoz, ebben is megoldást nyújthat digitalizálási szolgáltatásunk. Az archív dokumentumok digitalizálásával és az azokból történő adatkinyeréssel könnyedén azonosíthatók az érzékeny adatok, melyeket a feldolgozás után egységes eljárás alá vonhat.

Hatékonyság növelés, egy kis statisztika:

A gazdasági társaságok költségvetése évente 10-15 %-al nő, az információmennyiség 3-5 évente megduplázódik. Egy irat előkeresése, kivétele, visszahelyezése 7 perc, ha mindezt manuálisan végezzük, akkor ez 60-70 forintba kerül, elektronikusan a költség ennek a tizede. Minden szervezetben előfordul iratvesztés, mely sokszor kritikus és költséges is lehet. Iratvesztésnek minősül az is, ha egy irat az irodában vagy az irattárban van, de a visszakeresése nem biztosított (nincs nyilvántartás, az iratok rendezetlenek). A tatisztikák szerint az iratkezelési költségek a következőképpen oszlanak meg: 70% munkabér, 20% tárolóhely, 10% eszköz.
Ma egy átlagos vállalatnál az ott dolgozók 7%-a a menedzsment, 42%-a végez termelő és 51% adminisztratív jellegű munkát. Az adminisztratív munkaerő munkaidejének 20%-a improduktív, 50%-a produktív munka, 30%-a az információk megszerzésére megy el. Digitalizálással a keresésre fordított idő 50-70%-kal, az iratok mozgatásának ideje 90%-kal csökkenthető. Ha ezt a teljes vállalati struktúrára visszavezetjük, a digitalizálással még akkor is 10-30% hatékonyságnövelést érhetünk el, ami a befektetés mértékéhez viszonyítva is jelentős.
A számok tükrében megállapítható, hogy a beruházás költségei akár egy éven belül is megtérülhetnek, valamint a megtakarítások teljes egészében a jövedelmezőséget növelik. A beruházást szervezetfejlesztéssel kombinálva a megtakarítás akár megduplázható, ez már újjászervezés (reengineering) kategóriába tartozik.

A hatékonyság mellett a másik igen lényeges hatás a minőségi mutatók javulása, például:

  • A partnerek kiszolgálása felgyorsul, az ügyek átfutási ideje lecsökken;

  • Az ügyviteli folyamatok átgondoltabbak, az ügyek azonos lefolyásúak;

  • A folyamatok teljes mértékben dokumentáltak;

  • Az irodában dolgozó személyek tevékenysége folyamatosan nyomon követhető és pontosan dokumentálható;

  • Egyszerűbb irányítás, átláthatóbb, struktúráltabb szervezet;

  • A számadatok, mutatók naprakészen tükrözik a működést a menedzsment számára.