Digitalizálás folyamata

A projekt előkészítése

Cégünk a digitális archívum létrehozásának a szabályozott munkafolyamatok és törvényi előírások és lehetőségek szerinti kialakítását, feltöltését és a folyamatos naprakészen való működtetését is vállalja.
A feladatok megkezdéséhez meg kell határozni azt az elérendő célt, amelyet a gazdálkodó szervezet a digitalizálás végrehajtásával el kíván érni.
A munkák megkezdése előtt többek között az alábbi kérdésekre kell az adott szervezetnek önmagára nézve válaszokat adnia:

  • Milyen szabályozások, szervezeti és munkafolyamatok módosítása, felülvizsgálata szükséges a munkák megkezdéséhez?

  • Mely dokumentum típusokat, adathordozókat szükséges digitalizálni, mellyel a nagytömegű iratforgalom terhét csökkenteni lehet?

  • Milyen esetleges informatikai-stratégiai fejlesztések végrehajtása szükséges a digitális archívum működtetéséhez?

  • Mely előírásoknak kell megfelelni a digitalizálás végrehajtásával?

A DWS szakértő tevékenységével arra törekszik, hogy a Megrendelőjével való folyamatos és jóváhagyó egyeztetéseken túl, munkavállalóinak a rendszerhasználatra vonatkozó betanításán kívül, ne jelentsen nagyarányú leterheltséget a digitális archívum létrehozása. Ennek érdekében társaságunk a fokozatos bevezetés elvét követi, mely során az archív iratkezelés nem jelent különösebb terhet napi ügyintézésben, a dolgozók napi munkájában.

A szkennelés (értsd: digitalizálás, elektronikus dokumentum feldolgozás) megkezdéséhez egyeztetni szükséges, hogy szervezetüknél a digitális irattár struktúrája milyen felépítettségű legyen. (pl. az Iratkezelési Szabályzatnak megfelelő organizációs rendszernek megfelelő legyen vagy a tevékenységek-folyamatok iratlétrehozásának kronológiai rendjét kövesse). Amennyiben ez a kérdés tisztázott, az adott dokumentumtípusokhoz rendelve pontosan meg kell határozni, hogy a visszakereséshez elengedhetetlen, indexállomány milyen adatokból (meta-adatok) álljon össze.

Feldolgozás helyszíne és az adatbiztonság kérdése

Megrendelőnknek a digitalizálási munkafolyamatok megkezdése előtt definiálni szükséges, hogy milyen védettségű dokumentumokat, adathordozókat kíván feldolgoztatni. Abban az esetben, ha a törvényi szabályozások (Adatok kezeléséről szóló törvények, Kormányzati- Felügyeleti szervek- rendeletei és az Iratkezelési Szabályzat stb.) lehetővé teszi, társaságunk a megfelelő Titkosítási Szabályozások felvállalásával biztosítja a digitalizálás helyszínét, mely több nagyteljesítményű szkenner és az ehhez kapcsolódó számítástechnikai háttér és emberi munkaerő kiszolgálására alkalmas. Az üzemi körülmények között történő feldolgozás hatékonyabb és gazdaságilag is kedvezőbb, mint a feldolgozáshoz szükséges eszközök telepítése az iratok tárolási helyszínére. A feldolgozás megkezdése előtt a körülményeket és az igényeket megvizsgáljuk.

Szállítás

Amennyiben a szkennelés DWS üzemében történik, (tehát jelenlegi tárolási helyükről gépjárművel kell elszállítani) társaságunk a pénz, és értékpapír-szállítás gyakorlatát alapul véve szállítja el a dokumentumokat feldolgozásra, zárt kis-tehergépjárművel Az ügyiratok átvétele, Átadás-átvételi Jegyzék formanyomtatványon történik ügykörszintű bontásban. E folyamat azért fontos, mert a dokumentumok visszakerülése eredeti tárolási helyükre, vagy bérirattárba ellenőrzött formában történhet.

Szkennelés előkészítése

A feldolgozási folyamat a Megbízó igénye szerint, előre egyeztetett folyamat szerint történik:

  • Ügyirat kiszedése mappából, iratok kiszedése genothermből

  • Iratok kapocstalanítása

    (Az összefűzést biztosító kapcsok eltávolítása, oly módon, hogy az irat nem sérül.)

  • Partnerünk igénye szerint a szkennelés az iratok eredeti sorrendjében történhet, vagy DWS válogatást, sorbarendezést végezhet.

  • Iratok vonalkódozása:

    minden iratra egyedi azonosító vonalkód matrica kerül, mely biztosítja a feldolgozás során az automatikus azonosítást, a fájlok közti szeparációt és a rögzített adatok hozzárendelését a képi fájlokhoz.

  • Szeparálás:

    Vannak olyan szervezetek ahol ügyiratokon nem célszerű vagy tilos bármilyenfajta – az eredeti ügyiraton szereplő információk esetleges torzítását okozó – külső változtatást tenni, tehát a dokumentumokra történő nyomtatást, vagy vonalkód címkék felragasztását ebben az esetben nem lehet alkalmazni. Egyedi azonosítót nyomtatott formában azonban mindenképpen el kell helyezni az elektronizálásra kerülő dokumentumon a szkennelési felismerhetőség és visszakeresés okán. Ilyen esetekre társaságunk a szeparátor azonosító lapok alkalmazásával tudja megoldani az iratok egyedi felismerését, visszakeresését az elektronikus irattárban A szeparátor lapok a különböző ügyiratokat fizikailag is elválasztják egymástól a szkennelés során. A szeparátor lap: az eredeti irathoz csatolt annak elektronikus azonosítására szolgáló irat melyen szerepel az ügyirat egyéni azonosítója.

Visszarendezés

A szkennelési munkafolyamatok végeztével a dokumentumokat, eredeti sorrendjüket megtartva kell irattári egységdobozokba csomagolni, a megbízói igények szerint újrakapcsozni. A feldolgozott dokumentumok eredeti állapotuknak megfelelő módon összefűzve, egységesen csomagolva kerülnek irattári betárolásra vagy visszaszállításra.

Társaságunk irattárában történő betárolás esetén az irattári nyilvántartásában az egyedi azonosítók alapján(vonalkódok) tartjuk nyilván az dokumentumokat, hozzárendelve azokhoz az irattároló doboz és raktári, irodai elhelyezkedés azonosítóit (dosszié, doboz, szekrény, állvány, polc azonosítók). Ezzel biztosítható a későbbiekben, hogy az elektronikus irattárban keresett és azonosított irat papír alapon gyorsan, hatékonyan visszakereshető legyen.

Visszaszállítás

Abban az esetben, ha az iratok visszaszállításra kerülnek az Átadás-átvételi formanyomtatványokon lehet ellenőrizni, hogy mely iratok kerülnek vissza eredeti tárolási helyükre. A visszaszállítás során ugyanazok a szabályozások érvényesülnek, mint a kiszállításnál, kivételezésnél.

Adatfeldolgozás (adatrögzítés és OCR)

A manuális adatrögzítés során, az előre definiált meta-adatokat, az ügyiraton szereplő egyedi ismérvek szerint, vagy az irat tároló egységén szereplő feliratok alapján a képi fájl mellé rögzítjük a kialakított mezőkben. Az egyedi azonosító vonalkód automatikusan kerül felismerésre és hozzárendelésre.
DocIT rendszerünkben szövegtartalom visszakereső (full text searching) funkció lett integrálva. A teljes szöveges visszakeresés az a kiegészítő eszköz, amely lehetővé teszi, hogy a hagyományos keresési lehetőségeken túl az archivált, digitalizált dokumentum szövegében bárhol előforduló szóra is keresni lehessen. Elég egyetlen szóra emlékezni, a megfelelő irat másodperceken belül a felhasználó előtt van.

Feldolgozás ellenőrzése

A feldolgozás ellenőrzéséhez a docIT rendszerünkhöz ideiglenes fiókkal hozzáférést biztosítunk. Az adatexport előtt Partnereink is elvégezhetik az adatrögzítési, struktúrálási tevékenységet a szoftverben. Az ellenőrzés során lehetőség nyílik az elektronikus irattár, azaz a docIT rendszer tesztelésére, mielőtt döntenének a végleges használatról.