iratkezelés, szaktanácsadás

Habár az elektronikus kommunikáció korszakában marginális kérdésnek tűnhet, jobban megvizsgálva látható, hogy a dokumentumok fizikai kezelése ma sem elodázható probléma. következetes működtetéséhez mindenképp ajánlott egy gyakorlatias iratkezelési szabályzat és egy irattári terv, melyek átgondolt kialakításával irányíthatóvá válik a hagyományos és elektronikus ügyiratok útja a beérkezésüktől az irattárba kerülésen át a selejtezésükig.

Olyan komplex megoldási lehetőségeket kínálunk, melyek egymást kiegészítve fedik le egy teljes szervezet ügyiratkezelését. Munkánk eredményeképpen teljes képet adunk jelenlegi ügyiratkezelési rendszeréről, rávilágítva a szükséges vagy ajánlott változtatásokra. Elkészítjük a változtatások bevezetéséhez szükséges tanulmányt és akciótervet, a pénzügyi kalkulációt is beleértve.

A törvényi előírások, a már érvényben lévő iratkezelési  szabályzat és a közösen meghatározott elvek alapján végezzük el az iratrendezési feladatokat. Az iratanyagokat a helyszínen, vagy saját irattárunkban dolgozzuk fel.

A dokumentumokat három fő csoportra osztjuk:

  • ügyviteli szempontból meghatározott ideig megőrzést igénylő;
  • maradandó, a cég történetében meghatározó jelentőségű;
  • selejtezhető iratok.

Az irattározott dokumentumokról irattári jegyzéket készítünk, amelyen pontosan követhetőek az irattári tervre épülő rendezési irányelvek. Az iratanyagok rendezése során levéltári szakember folyamatos felügyeletét biztosítjuk, az illetékes levéltárral a folyamatos ügyintézést bonyolítjuk. A selejtezésre előkészített iratanyagokról elkészítjük a selejtezési jegyzőkönyvet, az illetékes levéltár jóváhagyást követően elvégezzük a selejtezett dokumentumok megsemmisítését.

Megoldást kínálunk nagyobb mennyiségű irat biztonságos szállítására is. A teljesen zárt folyamat az értékpapír szállítási gyakorlatot követi, képzett szakemberek részvételével.

Vállaljuk meglévő irattári részlegek teljes átvételét, és teljes körű garanciát vállalunk a szakszerű és zökkenőmentes üzemeltetésre. Biztosítjuk a dokumentumokhoz való folyamatos hozzáférést, valamint a külső szervezetek felé történő adatszolgáltatást, igény esetén a postázási, iktató-irattári tevékenységet, és a belső futárszolgálatot.

Azon szervezetek esetén, melyeknél a napi ügyvitel során fontos a dokumentumokhoz való azonnali hozzáférés, nagy teljesítményű szkennerek és bevált adatbázis kezelő szoftver segítségével digitális archívummá rendezzük az iratanyagokat.