Iratmegőrzés szabályai

Iratainkat tárolhatjuk irodában, saját telephelyünkön, bérelt raktárban vagy irattári szolgáltatónál. Az iratok tárolásának időtartamát azonban minden esetben szükséges meghatározni, valamint az irattárat karbantartani, azaz az irattári anyagokat évente selejtezni. A jogszerű megőrzési időtartam megállapításában, a megfelelő selejtezési eljárás kidolgozásban, vagy akár a selejtezésben is állunk Partnereink rendelkezésére. Az irattári nyilvántartás, és megőrzési rend alapja az Irattári Terv, amely az iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben irat fajtákra) tagolva, a vállalat szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá – közfeladatot ellátó szervezet esetén – a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Az Irattári terv elkészítésénél figyelembe kell venni a szervezet sajátosságait, tevékenységét, és a vonatkozó általános és speciális jogszabályi hátterét is. Az alábbiakban az általános iratügyviteli szabályozás és iratmegőrzés jogszabályi hátterét gyűjtöttük össze:

  • A pénzügyi bizonylatok megőrzését a Számviteli törvény (2000. évi C. tv) alapján határozzuk meg, ez 2000-ben változott, ezért a 2001 év előtti bizonylatokat 5, a 2001-ben és utána keletkezett iratokat 8 évig kell megőrizni.

  • Az Adótörvény (2017. évi CL. tv) rendelkezik még az adó iratok megőrzéséről, azokat 5+2 évig (78§ (3)) kell őrizni, de az önellenőrzések miatt a gyakorlatban ezeket 10 évig javasolt megőrizni.

  • A Társadalombiztosítási tv (1997. évi LXXXI. tv) pedig előírja, hogy a munkáltatónak biztosítani kell a munkavállalók nyugdíj megállapításához az adatszolgáltatást. Korábban 50 évig kellett tárolni ezeket az iratanyagokat, de a mai gyakorlat szerint - az emelt nyugdíj korhatár miatt - már 75 évig javasolt a bérkartonok megőrzése. Egyéb bérlisták, jegyzékek megőrzési ideje 10 év.

  • Mindegyik esetben érvényes szabály, hogy a megőrzési időt követő évben lehet selejtezni, ezért a selejtezhetőség évét úgy kell megállapítani, hogy: Keletkezési év+őrzési idő+1 év