Iratnyilvántartás készítése

Az iratrendezési munka eredményeként, vagy rendezett iratanyag jegyzékelése, vagy akár a digitalizálás során létrejön az iratnyilvántartás. Az adatok körét, és a nyilvántartás szintjét a jegyzékelési, adatrögzítési munka megkezdése előtt Partnerünkkel részletesen egyeztetjük. Ezek a szintek a következők:

  • 1. Ügyirat szintű:

    Iratszinten, lapszinten azonosítjuk az ügyiratokat, melyről egyedi azonosítót és további visszakeresést biztosító meta-adatokat rögzítünk (pl. szerződésszám, kárszám, ügyviteli rendszer által generált sorszám, bizonylatszám).

  • 2. Dosszié szintű:

    A/4es irattartók (gyűrűs dosszié, függesztett mappa, hajtós dosszié, stb.) tartalmára vonatkozó információk kerülnek rögzítésre a nyilvántartásban, a dosszié felirata alapján (pl.: azonosító adat „tól-ig” értéke vagy a keletkezés dátum intervalluma szerint).

  • 3. Doboz szint:

    A nyilvántartásban dobozonként határozunk meg gyűjtő információkat, mely alapján adott doboz, és az azokban tárolt iratok visszakereshetőek. (Egy doboz kb. 4 vagy 5, 8 cm-es gyűrűs dosszié tárolására alkalmas hullámkarton tároló egység.) A nyilvántartás egy sora/rekordja a doboz teljes tartalmának bármely azonosító adatának „tól-ig” értéke vagy a keletkezés dátum intervalluma szerint, illetve egyéb azonosító adat igények szerint;