Iratrendezés

Iratrendezési szolgáltatásunk széleskörű:

  • Javasolt lehet rendezetlen iratanyagok irattári betárolása esetén: amikor az irodában tárolt dossziékban, genothermekben rendezett anyagokat szortírozni, rendszerezni szükséges, hogy a visszakeresés biztosított legyen.

  • Selejtezési eljárást teljes körűen lebonyolítjuk, a selejtezhető iratokat kiválogatjuk akár rendezett az irattár, akár akkor is, ha a rendezetlen iratokat kell szortírozni, válogatni.

  • A szakszerűtlenül, rendezetlenül kezelt és tárolt iratanyag rendezésével hatékonyabbá válik az irattár, a visszakeresés, és akár a tárolási költségek is csökkenthetők.

  • A rendezési irányelveket és visszakereshetőség szempontjait a feladat megkezdése előtt egyeztetjük Partnerünkkel. Igény esetén –amennyiben a szervezet még nem rendelkezik vele – elkészítjük az Irattári tervüket is.

A rendezési tevékenység során az iratanyagot három fő csoportra osztjuk szét:

  • 1. Ügyviteli szempontból meghatározott ideig megőrzést igénylő iratok

    (pl.: termeléssel, ügyvitellel-működéssel, pénzügyi-számviteli szabályozással vagy bér-munkaüggyel összefüggő dokumentumok).

  • 2. Maradandó, a cég történetében meghatározó jelentőségű iratok.

    Közfeladatot ellátó szervezetek esetén, ezek kerülnek Levéltári átadásra. Egyéb esetben ide soroljuk azokat a cégiratokat (pl. alapítás, átszervezés iratai, aláírási címpéldány, ingatlanok tervrajzai), melyek nem selejtezhetők későbbi időpontban sem, örökös megőrzésükről gondoskodni szükséges.
    Az első két pontban meeghatározott továbbőrzendő iratok esetén a rendezés történhet: szervezeti egységenként, irat típusa szerint, azonosító szerint „tól-ig”, kronológiai sorrendben. A rendezés során elektronikus iratjegyzéket készítünk az iratokról, melynek tartalma: doboz azonosító sorszám, irat megnevezése, iratazonosító (tól-ig) vagy irat keletkezése (intervallum), őrzési idő, selejtezhetőség éve (A rögzítésre kerülő adatok körét a munka megkezdése előtt minden esetben előre egyeztetjük Partnerünkkel).

  • 3. Selejtezhető iratok: az Irattári Terv szerint lejárt őrzési idejű iratok, duplikált példányok, ceruzás jegyzetek, melyek elszállítunk megsemmisítés céljából.

    A selejtezésre előkészített iratanyagokról elkészítjük a Selejtezési Jegyzőkönyvet és iratjegyzéket, melyet közös ellenőrzés és jóváhagyó aláírás, valamint levéltári jóváhagyás után tekintünk elfogadottnak.
    A jóváhagyást követően történhet a selejtezett iratok megsemmisítése. DWS a selejtezésre jóváhagyott dokumentumok megsemmisítését, megsemmisítésre történő elszállítását Megrendelő erre vonatkozó megrendelése alapján végzi el.

Az iratanyagok rendezése során, amennyiben felmerül az igény, és az szükséges, az illetékes Levéltárral a folyamatos ügyintézést bonyolítjuk.