Iratrendező dobozok, tárolók

Tároló egységek típusa, előkészítése, azonosítása

Az irattározandó iratokat olyan módon kell irattári dobozba helyezni, és azokról az iratjegyzéket készíteni, hogy azok egyértelműen és könnyen visszakereshetőek legyenek. Törekedni kell arra, hogy egy dobozba csak azonos keletkezési idejű és irattípusú irat kerüljön, és a helykihasználás optimális legyen.

Ennek megvalósításához az irat nyilvántartást is úgy kell létrehozni, hogy megvalósítható legyen az irattározható iratok meghatározott szempontrendszer szerinti leválogatása, szűrése (pl.: egy szervezeti egységnél keletkezett, egy irattípushoz (ua. irattári tételszám) tartozó, egy évben keletkezett iratok listázása).

A rendezés során javasoljuk az iratok és tárolási egységek (doboz, dosszié) vonalkóddal történő azonosítását. Ez egyszerűsíti a későbbi visszakeresést, és dokumentálhatóvá teszi az egységek mozgatásának nyomonkövethetőségét.

Csomagoló eszközök biztosítása

Az iratkezelési tevékenységekhez folyamatosan biztosítjuk, a kért helyszínre szállítjuk a szükséges irattároló egységeket, az igényeknek megfelelő típust, melyek a következők:

  • A/4-es formátumú, a magyar levéltárak által szabványosított egységdoboz

  • Nagy teherbírású, önzáródó irattároló doboz, 2 méretben:

    • DWS01 Doboz (mérete: 430*340*310, térfogata: 45 dm3)
    • DWS02 Doboz (mérete: 350*310*250, térfogata: 27 dm3)
  • Extra méretű irattároló konténer

  • Irattároló zsák