Irattárra vonatkozó előírások

Az irattári épületek főbb szempontjai

  • A tervezett új vagy az irattári célra átalakított épület legalább 15‐20 évre előre nyújtson elegendő tárolási teret az irattári anyag — jogszabályi kötelezettségen alapuló — rendszeres átvételéhez. Az irattári célra rendelkezésre álló területen legyen mód a későbbi bővítésre is.
  • Az épület irattárhelyiségei folyamatosan biztosítsák az ott őrzött dokumentumok anyagához igazodó optimális hőmérsékletet és relatív páratartalmat, védjék meg az iratokat a közvetlen napsütés, a légszennyező gázok és a por károsító hatásától, valamint feleljenek meg a II. fejezetben felsorolt egyéb követelményeknek is.
  • A funkcionális, építészeti, tűzvédelmi és biztonsági szempontok egyeztetése már a tervezés kezdeti szakaszában kezdődjék el.
  • Fontos, hogy a tervezés és a kivitelezés egész időszakában az irattári szempontok megfelelően érvényesüljenek. Ennek egyik feltétele, hogy az irattár szakértők bevonásával — már a tervezés megkezdése előtt — állítsa össze a maga szempontrendszerét.
  • A tervezés során a beruházási és a várható fenntartási‐működési költségeket együttesen kell mérlegelni. Különösen fontos ez az optimális irattári klímát biztosító építészeti és műszaki megoldások megtervezésekor.

Az épület kialakításának szempontjai

  • Az irattárak, a munkavégzésre szolgáló területek (munkaszobák, rendezőhelyiségek), valamint a nyilvános terek jól különüljenek el egymástól.
  • Az irattárakhoz kapcsolódjon az iratok portalanítására, a bármely okból nedvessé vált iratok szárítására, valamint a fertőzött iratok elkülönítésére alkalmas helyiség, továbbá a biztonságos iratátvételhez nélkülözhetetlen fedett kocsibeálló.
  • Az irattárakban sima, meszelt, esetleg porózus festékkel bevont falfelületeket kell kialakítani. Az irattári anyag épületen belüli szállítására szolgáló útvonalon a padlózat legyen egyenletes, tömör felületű, csúszásmentes, küszöb ne szakítsa meg, az esetleges szintkülönbségek áthidalására szolgáló lejtő 10%‐osnál ne legyen meredekebb. Az egyes szintek közötti iratszállítást legalább 600 kg teherbírású lift segítse.
  • Az irattári anyag napsütés elleni védelme szempontjából az a kedvező, ha az irattáraknak nincs ablaka. Ha van, akkor az legyen kis méretű és keskeny, és ne befolyásolja kedvezőtlenül az irattári klímát.
  • Adaptált épület esetén is törekedni kell az ablakok méretének csökkentésére, — ahol lehet — megszüntetésére. A megmaradó ablakokat sötétítőkkel (redőny, spaletta, roló stb.) kell ellátni és lehetőség szerint nyithatatlanná tenni.
  • A rendezőhelyiségek, a munkaszobák és az állományvédelmi műhelyek, valamint a kutatóterem ablakait lehetőleg UV‐szűrő üveggel kell ellátni. Ha erre nincs mód, az üvegekre az UV‐sugárzás kiszűrésére alkalmas fóliát vagy bevonatot kell helyezni.
  • Az épületen belüli hőmérséklet és relatív légnedvesség szabályozásának egyik módja az irattárak, a munkaszobák és a nyilvános terek légkondicionáló berendezéssel történő ellátása. A berendezés működtetése azonban igen költséges. Ezért célszerű olyan építészeti megoldásokat és szigetelési technikákat alkalmazni, amelyek légkondicionáló berendezés nélkül vagy annak nagyon korlátozott működtetésével biztosítják a megfelelő klimatikus környezetet. Ez a megoldás egyszeri — hosszútávon megtérülő — költségkihatással jár.

Az irattár felszereltsége

  • 1. Irattári állványok:

    Az irattári anyag irattári egységeinek megfelelő elhelyezése érdekében az irattárhelyiséget elsősorban állványokkal kell felszerelni. A célnak leginkább a fémből készült, kalapácslakkal vagy égetett zománccal bevont, rögzített vagy mozgatható (tömör) állványok felelnek meg.

    Az állványzat magassága lehetőleg ne haladja meg a 2,2 m‐t. Ha a helyiség adottságai 4 m‐nél magasabb, rögzített állványzat felszerelését is lehetővé teszik, osztófödém vagy galéria építése kötelező. A magasabb polcokon lévő irattári egységek mozgatásához az irattárakat stabil, biztonságos létrákkal kell ellátni.

    Az állványzat ésszerű helykihasználással és biztonságosan tegye lehetővé az irattári egységek tárolását, könnyű kiemelését és visszahelyezését.

    Ennek érdekében

    • a függőleges tagok és a rögzítések legyenek elég erősek ahhoz, hogy elbírják a polcsor teljes terhelhetőségét;
    • a polcok magassága legyen könnyen állítható;
    • a polc mélysége (rövidebb oldalának hossza) akkora legyen, hogy az irattári egységek ne nyúljanak túl a polc szélein;
    • a polcok szélessége tegye lehetővé, hogy az irattári egységek csak annyira szorosan helyezkedjenek el egymás mellett, hogy az ne akadályozza könnyű mozgatásukat;
    • az állványzaton ne legyenek éles peremek, kiálló sarkok.

    A levegő szabad áramlásának biztosítása érdekében:

    • a függőleges tagok legyenek nyitottak;
    • az állványzat alsó polca és a padló között legalább 15 cm‐es rést kell hagyni (erre egyébként a takaríthatóság szempontjából is szükség van);
    • az állványzat felső polca (vagy záró eleme) a mennyezettől kellő távolságra legyen (a távolság meghatározásakor a légmozgáson túl, a mennyezeten elhelyezett világítótestek kibocsátását is figyelembe kell venni);
    • a mozgatható állványok egyes egységei között is legalább 15 cm‐es rést kell hagyni.

    A rögzített állványok irattáron belüli elrendezésekor állványpárokat, az állványpárokból a legalább 1,2 m széles fő közlekedési folyosóra merőlegesen állványsorokat kell kialakítani.

    Az állványsorok közötti távolság meghatározásakor az állványzat magasságát, valamint irattári egységek sérülésmentes mozgatásának szempontjait kell figyelembe venni. A 2,2 m‐nél nem magasabb állványok esetében a térköz nem lehet kisebb 0,8 m‐nél.

    Ügyelni kell arra, hogy:

    • az épület külső falával párhuzamos állványokat közlekedési folyosó válassza el a faltól;
    • az épület külső falára merőlegesen elhelyezett állványokat legalább akkora térköz válassza el a faltól, amely még megfelelően takarítható;
    • a válaszfalak melletti állványokon lévő irattári egységek a fallal ne érintkezzenek, attól legalább 15 cm távolságra legyenek.

    Ha az irattárhelyiség mérete ezt indokolja, az állványpárokat — tűzvédelmi okokból — ötös, hatos szakaszonként szilárd fémlappal kell elválasztani egymástól.

    A tömör állványok mozgatását úgy kell megoldani, hogy se az irattári anyag, se a kezelőszemélyzet ne sérülhessen meg. A működtetés módszere, sebessége — beleértve a gyorsítást és a fékezést is — olyan legyen, hogy az irattári egységek ne csúszhassanak meg, és ne eshessenek le a polcokról.

    A polcokról leemelt irattári egységek biztonságos kezeléséhez könnyen elérhető távolságban alkalmas lerakó felületet kell biztosítani (pl.: munkaasztalt, az állványzatba épített — kihúzható vagy lehajtható — munkalapot vagy e célra rendszeresített irattári kocsit).

    Régi kialakítású, faállványokkal berendezett irattár esetében évente legalább egyszer ellenőrizni kell a fa állapotát, az állványok szilárdságát, teherbíró képességét, és gondoskodni kell a faállványzat használatával együtt járó kockázatok (tűzveszély, szuvasodás veszélye) csökkentéséről.

  • 2. Tárolószekrények

    A térképek, tervrajzok és egyéb, nagy méretű dokumentumok, valamint a filmek és fényképek tárolására általában a fémből készült, kalapácslakkal vagy égetett zománccal bevont — a filmek és a fényképek esetében csak az utóbbi bevonattal ellátott — fiókos szekrények a legalkalmasabbak. (A fából készült szekrényekben filmeket és fényképeket ne tároljunk.)

    Függetlenül attól, hogy milyen dokumentum tárolására használják, a fiókos szekrény:

    • 140 cm‐nél lehetőleg ne legyen magasabb;
    • egynél több fiókját egyszerre ne lehessen kihúzni,
    • alsó fiókja legyen legalább 15 cm‐re a padlószinttől;
    • kezelése és a fiókok mozgatása könnyű legyen;
    • fiókjai jól záródjanak, és nyitáskor ne tudjanak lebillenni.

    Az előző bekezdésben foglaltakon túlmenően a térképek és tervrajzok tárolására használt szekrények fiókjai legyenek laposak, a rövidebb szélük mentén mozogjanak és rendelkezzenek leszorító lappal, hogy az iratok ne csúszkálhassanak bennük.

  • 3. Irattári kocsik:

    Az irattári berendezés nélkülözhetetlen kellékei a maximum 1 iratfolyóméter mennyiségű irattári anyag épületen belüli szállítására alkalmas, gumikerekeken gördülő, könnyen kezelhető irattári kocsik.

    Az irattári kocsi:

    • mérete és formája tegye lehetővé a rajta szállított dokumentumok teljes felületű alátámasztását;
    • legyen felszerelve rögzítő fékkel;
    • ne tartalmazzon kettőnél több polcot.

    Az irattári kocsinak legyen pereme abban az esetben, ha a szállítás útvonalán szintkülönbség van, illetve akkor, ha kis méretű dokumentumok (pl. mikrofilmek) szállítására használják.

    A tekercselt lapok szállításához hosszú, homorú felületű kocsira van szükség.

    A nagy méretű irattári egységek (pl. tékába helyezett térképek, terv‐rajzok) álló helyzetű szállítására szolgáló irattári kocsik legyenek alacsony kivitelűek és oldallappal felszereltek.

  • 4. Az irattárklíma és az irattár világítás ellenőrzésére szolgáló műszerek:

    Az irattári anyag számára kedvező, stabil irattárklíma biztosítása a relatív páratartalom és a hőmérséklet rendszeres ellenőrzését és a mért adatok regisztrálását igényli. Ezért az irattáraknak rendelkezniük kell a relatív páratartalom és a hőmérséklet mérésére alkalmas műszerekkel.

    A relatív páratartalom mérésére szolgáló eszközök: a hordozható, hitelesítést (kalibrálást) nem igénylő, motoros vagy forgó pszichrométerek, valamint az irattárakba kihelyezett, általában havonkénti kalibrálást igénylő higrométerek és a mért adatok regisztrálását is elvégző higrográfok, illetve a hőmérséklet mérésére is alkalmas termo‐higrométerek és termohigrográfok. A higrométerek, higrográfok, illetve a termohigrométerek és termohigrográfok kalibrálása a pszichrométerrel végezhető el. A hőmérséklet mérésére egyébként a minimum‐maximum értékekkel rendelkező hőmérő (termométer) is megfelel.

    A páramérők és a hőmérők beszerzéséhez és irattári elhelyezéséhez szakértő segítségét célszerű igénybe venni.

    A szilárd és a gáz halmazállapotú légszennyezők minőségének és mennyiségének mérésére és regisztrálására nem állnak rendelkezésre olyan egyszerű eszközök, mint a hőmérséklet vagy a relatív páratartalom ellenőrzése esetében. A légszennyezettség mérésével ötévenként legalább egyszer, erre szakosodott laboratóriumot vagy szakembert kell megbízni.

    Az irattári világítási rendszerének felszerelésekor a megvilágítás mértékét és az UV‐sugárzást az irattárakban és minden olyan helységben, ahol irattári anyagot átmenetileg őriznek vagy használnak, meg kell mérni. A világítótestek általános cseréje esetén a mérést meg kell ismételni. Jó, ha a nagyobb irattárak rendelkeznek a mérések elvégzéséhez szükséges digitális luxmérővel és UV‐mérővel, de a mérések külső szakértővel is elvégeztethetők.

Környezeti stabilitás

  • A légkondicionáló berendezéssel felszerelt épületet is olyan hőszigeteléssel kell ellátni, amely legalább 24 órán keresztül képes biztosítani a hőmérséklet és a relatív légnedvesség stabilitását.
  • Az épület légszigeteltsége akkor megfelelő, ha a természetes légcsere mértéke az új épületeknél a napi egy‐két, az adaptált épületeknél pedig a három‐négy légcserét nem haladja meg.
  • környezeti állandóság érdekében a jelentősen eltérő klímájú helyiségeket egymástól ajtókkal, lezárt terekkel (zsilipekkel) kell elszigetelni.
  • Új épületek, helyiségek használatbavétele előtt meg kell várni a belső környezeti viszonyok stabilizálódását (ajánlott idő: egy‐két hónap).

    List Content goes here

Védelmi szempontok

  • A tervezés során a vagyonvédelemre és a tűzvédelemre vonatkozó jogszabályi előírásokon túlmenően figyelembe kell venni a vízkárok, valamint a rágcsálók és rovarok elleni védekezés szempontjait is.
  • Az épület padozata, földfelszín alatti szintek esetében az oldalfalak is legyenek vízzáróak. Ha a vízbetörés lehetőségét teljesen nem lehet kizárni (árvíz, belvíz, utcai főnyomócső közelsége stb.), az irattárakban biztosítani kell a vízelvezetést.
  • A huzalok, vezetékek be‐ és kivezetési pontjait úgy kell tömíteni, hogy azok mentén rovarok és rágcsálók ne juthassanak be az épületbe, illetve az irattárakba. A szellőzőnyílásokat hálóval vagy szűrővel kell ellátni. Álmennyezetek alkalmazását kerülni kell, mert az elfedett, ellenőrizetlen terek állandó veszélyforrást jelentenek.

A megelőző állományvédelmi tevékenység megszervezése és folyamatos végzése

A képzési és továbbképzési lehetőségek biztosításával, gondoskodni kell arról, hogy az iratkezelők és irattárosok az alapvető állományvédelmi ismeretek birtokában, azt hasznosítva végezzék napi tevékenységüket.
Az irattári anyag épségét veszélyeztető események (pl. épület beázása, a falak átnedvesedése, az elektromos vezetékek és berendezések hibájából származó tűzeset, rovarinvázió stb.) megelőzése érdekében kiemelt figyelmet kell fordítani az irattári épület műszaki állapotának állandó ellenőrzésére és karbantartására.

A irattári anyagra veszélyes rágcsálók és rovarok elleni védekezés részeként:

  • az irattári épületet és annak környezetét tisztán kell tartani, a szeméttároló edényeket fedéllel ellátva, az épülettől távol kell tartani;
  • ügyelni kell arra, hogy az irattári épület közvetlen közelében ne legyenek fák és bokrok;
  • ki kell zárni annak lehetőségét, hogy az irattárakba és minden olyan helyiségbe, ahol irattári anyagot átmenetileg tárolnak vagy használnak, élelmiszer, továbbá cserepes növény vagy vágott virág kerülhessen.

A megelőző állományvédelmi tevékenységet a irattári anyag egészére kiterjedő állapotfelmérés és az ehhez kapcsolódó — több évre szóló — állományvédelmi terv alapján kell megszervezni.

Az állományvédelmi terv alapján, előre meghatározott rendszerességgel kell végezni:

  • az irattári anyag portalanítását;
  • az irattári anyag állapotának ellenőrzését (megfigyelését, tanulmányozását);
  • a tárolóeszközök és a védőborítók szükséges cseréjét;
  • az irattári anyag biztonsági célú lemásolását és ennek előkészítését;
  • a használati célú másolatok elkészítését;
  • a károsodott dokumentumok konzerválását, restaurálását;
  • a kép‐ és hangfelvételek, valamint a számítástechnikai adathordozók karbantartását és átmásolását.

Ki kell alakítani az előző bekezdésben felsorolt feladatok dokumentálásának rendjét, valamint a dokumentáció megőrzésének és időszakonkénti értékelésének, elemzésének gyakorlatát.
Soron kívül kell intézkedni a rágcsálók, rovarok és mikroorganizmusok által megtámadott fertőzött dokumentumok megfelelő kezeléséről, illetve a irattári anyagot ért egyéb, súlyos károsodások (pl. elázás) következményeinek enyhítéséről.
A speciális felszereltséget igénylő, nagyobb volumenű munkálatok (iratköltöztetés, iratfertőtlenítés, konzerválás, restaurálás stb.) elvégzésével megfelelő garanciákkal rendelkező, az irattári anyag kezelésének követelményeit ismerő, a szükséges eszközökkel bíró külső céget lehet csak megbízni. A szolgáltatóval kötött írásos megállapodásnak az irattári anyag épségét és biztonságát érintő minden lényeges kérdésre ki kell térnie.