Jogszabályok, szabályozók

Adatkezelésre vonatkozó

  • 1978. évi IV. Büntető Törvénykönyv: a levéltitok, magántitok védelméről;
  • 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról;
  • Az 1995. évi LXV. törvény az államtitokról és a szolgálati titokról;
  • 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről

Iratkezelésre vonatkozó

  • 1995. LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról;
  • 2005. évi CXLIX. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról
  • 2007. évi XCVII. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról.
  • 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet a közfeladatokat ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről;
  • 239/2007 (IX.12.) Korm. Rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról.
  • 64/2010. (III.18.) Kormány rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet módosításáról
  • 2009. /29 (X. 30.) ÖM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról
  • 2012. évi LXI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásáról és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára létrehozásáról szóló 2003. évi III. törvény módosításáról

Iratkezelésre, iratmegőrzésre vonatkozó

  • 1997. évi LXXX. törvény a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelettel;
  • 1997. évi LXXXIII. törvény a kötelező egészségbiztosítás ellátásairól, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 217/1997. (XII. 1.) Korm. rendelettel;

Elektronikus iratkezelésre vonatkozó

  • 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról
  • 2004. évi LV. törvény az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény módosításáról 2009. évi CLV. törvény a minősített adatvédelméről 2009. évi LII. törvény a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról 2015. évi CCXXII. törvény az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól
  • 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól
  • 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól 3/2018. (II. 21.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

Számlakezelés, e-számlakezelés

  • 2000. évi C. törvény a számvitelről;
  • 2003. XCII. törvény az adózás rendjéről;
  • 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról;
  • 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról
  • 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről
  • NAV tájékoztató a 2013-tól alkalmazandó új számlázási szabályokról

Iratkezelő szoftver akkreditálására vonatkozó

  • 2006. / 24 (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről

Iratügyviteli szabályozás és iratmegőrzés jogszabályi háttere

  • A pénzügyi bizonylatok megőrzését a Számviteli törvény (2000. évi C. tv) alapján határozzuk meg, ez 2000-ben változott, ezért a 2001 év előtti bizonylatokat 5, a 2001-ben és utána keletkezett iratokat 8 évig kell megőrizni.
  • Az Adótörvény (2017. évi CL. tv) rendelkezik még az adó iratok megőrzéséről, azokat 5+2 évig (78§ (3)) kell őrizni, de az önellenőrzések miatt a gyakorlatban ezeket 10 évig javasolt irattározni, megőrizni.
  • A Társadalombiztosítási tv (1997. évi LXXXI. tv) előírja, hogy a munkáltatónak biztosítani kell a munkavállalók nyugdíj megállapításához az adatszolgáltatást. Korábban 50 évig voltak megőrzendők ezek az iratanyagokat, de a mai gyakorlat szerint már 75 évet szoktunk meghatározni a bérkartonokra. Egyéb bérlisták, jegyzékek megőrzési ideje 10 év (akkor, ha megvannak a bérkartonok).
  • Mindegyik esetben érvényes szabály, hogy a megőrzési időt követő évben lehet selejtezni, ezért a selejtezhetőség évét úgy kell megállapítani, hogy: Keletkezési év+őrzési idő+1 év

Egyéb rendelkezések, törvények

  • 1978. évi IV. Büntető Törvénykönyv: a levéltitok, magántitok védelméről 1992. évi LXIII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról
  • AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet)

Szabványok és útmutatók az iratkezelésben

  • ISO 15489

    Az iratkezelés nemzetközi szabványát (The International Standard on Records Management, ISO 15489) 2001. októberében montreáli konferenciáján adta ki a Nemzetközi Iratkezelő Szövetség. 2016-ban adták ki az új szabványt, mely a digitális iratkezelés elvárásait is figyelembe veszi.

    Az ISO 15489 célja, hogy az iratkezelés és az ügyviteli folyamat során megjelenő igényeket támogassa, legyen szó akár kormányzati, akár vállalati folyamatokról. A szabványnak két része van.

    1. ISO 15489 1. rész: Általános rész magas szinten meghatározza az iratkezelés folyamatait és kereteit, taglalja a helyes iratkezelésből származó előnyöket, az iratkezeléssel kapcsolatos felelősség jogi alapjait és fontosságát. Ugyancsak ez a rész foglalkozik a helyes iratkezelés, az iratkezelő rendszerek és iratkezelési folyamatok előfeltételeivel, az ellenőrzéssel és a képzéssel.
    2.  ISO 15489 2. rész: Útmutatók rész igyekszik gyakorlatba átültetni az előző részben megfogalmazott tanácsokat. Részletezi az iratkezelési szabályzatok létrehozását, a felelősségek megfelelő elhatárolását, javaslatot fogalmaz meg az iratkezelő rendszerek kialakításának helyes folyamatára. Tanácsokat ad az iratkezelési folyamatokra vonatkozóan, azok ellenőrzésére, törzsállományok létrehozására, biztonsági intézkedésekre és az irattár használatára vonatkozóan.

    Az iratkezelési folyamatok teljes listája (az ISO 15489 szabvány szerint):

    • A nyilvántartott irat megőrzési idejének meghatározása
    • Nyilvántartott iratok létrehozása és nyilvántartásba vétele
    • Nyilvántartott iratok besorolása
    • Nyilvántartott iratok tárolása és kezelése
    • Nyilvántartott iratok hozzáféréseinek ellenőrzése
    • Nyilvántartott iratok iratkövetése
    • Nyilvántartott iratok selejtezése
    • Iratkezelési folyamatok dokumentálása

    Az ISO 15489-es szabvány szerint egy szervezet iratkezelő rendszerének ezeket a folyamatokat kell támogatnia. Az iratkezelő rendszert úgy definiálja, mint információs rendszer, amely összegyűjti, kezeli a nyilvántartott iratokat és hozzáférést biztosít az idők folyamán;

  • MoReq2010

    Az első MoReq specifikáció 2001-ben készült, az Európai Bizottság és a DLM Forum szoros együttműködésének köszönhetően. A MoReq egy új, Európa összes országában használható elektronikus iratkezelő rendszereket támogató követelményspecifikáció volt. Az alkalmazás- és platformfüggetlen, sok nyelven elérhető de facto szabvány mintakövetelményeket tartalmazott, amelyeket a felhasználók, iratkezelési szoftver fejlesztésekor a funkciók meghatározására és az alkalmazás minőségének biztosítására használhattak.

    A MoReq szót először a Model Requirements, vagyis a mintakövetelmények kifejezés rövidítésére használták. 2005-ben a DLM Forum egy tanulmányt készített az eredeti MoReq specifikáción frissítéséhez és kibővítéséhez. Ennek a tanulmánynak az eredménye lett a MoReq2 2008 elején történő publikálása. Az új verzió általa kijelölt utak; akkreditációs rendszer, adatcsere séma jelentős előrelépést jelentettek. A tesztelési rendszer előnyei mellett azonban akadt egy negatívum is, amely magából a minta követelmény fogalomból eredt.

    Ha a termékeket előre tesztelik, vizsgálják a MoReq2-nek való megfelelését, sokkal nehezebb azoknak a házon belüli módosítása. Hogy tudja egy tesztelt és hitelesített, kereskedelemben kapható szoftver készítője biztosítani az alkalmazás frissítését, illetve az egyéni igények szülte új követelmények egész szervezetben történő bevetését.

    A másik kapcsolódó probléma a specifikáció komplexitásának növekedésével jelentkezett, mégpedig az ilyen gyorsan változó követelmények melletti teljes specifikációra vonatkozó integritás biztosítása. 2008 decemberében a három évente megrendezett konferenciáján Toulouse-ban, a DLM Forum megalapította a MoReq Irányítási Testületet. A MoReq MGB 2009-ben elkészítette a továbbfejlesztés ütemtervét, amelynek megfelelően 2011 májusában a DLM Forum budapesti taggyűlésén a szervezet bejelentette a MoReq2010 specifikáció elkészítését.

    A MoReq2010 specifikáció moduláris követelmények gyűjteménye.
    Továbbgondolja az ISO 15489-es szabvány definícióját, és egy sokkal egyedibb megoldást ad ezen folyamatok implementálására. Ahhoz, hogy az iratkezelő rendszer megfeleljen a MoReq2010-nek, sokkal szigorúbb feltételeknek kell megfelelnie, mint az ISO 15489-ben definiált folyamatok. A MoReq2010-nek való megfelelés egyik előnye, amely egyben a MoReq2010 egyik fő célja is, az Iratkezelő Szoftverek közötti interoperabilitás.

    Egy MoReq-nek megfelelő Iratkezelő Szoftver nem csak a saját entitásait tudja értelmezni, hanem exportálhatja azokat egy olyan formátumba, amelyet egy másik MoReq-nek megfelelő Iratkezelő Szoftver is értelmezni tud.