leltár külső szolgáltatóval


dws_web_blog_03_publicA vállalkozás saját, belső erőforrásaival végzett leltár tele van kihívásokkal, de ez nem jelenti azt, hogy automatikusan a külső leltárszolgáltató bevonása jelenti a megoldást. Ugyanakkor jó néhány érvet lehet felsorolni, hogy miért lehet mégis komoly alternatíva, amivel mindenkinek érdemes számolnia, aki költséghatékony leltárt szeretne.

Az, hogy a költséghatékonyságnak csak egy eleme a költség, talán nem igényel különösebb magyarázatot, mint ahogy az sem, hogy miért a leginkább szignifikáns eleme első pillantásra. Nézzük hát a költség oldalt először.

A “külső szolgáltatóval végzett leltár drága” szól a mondás. Majd jön a kérdés, hogy “miért költsünk olyanra, ami eddig ingyen volt, és jól működött?”. Ahelyett, hogy máris belemennénk annak fejtegetésébe, hogy nem is drága, mert cserébe mekkora hozzáadott értéket kap a megrendelő, és milyen megtakarítási potenciálokat aknáz ki, lássuk be, hogy amikor a vezetői értekezleten “el kell adni” az ötletet, az csak úgy lehet hiteles, ha van összehasonlítási alap. Azaz érdemes/szükséges kimutatni és mellétenni a saját erőforrással végzett leltár valós költségeit, a lehetőségekhez mérten teljes körűen:

  • a leltározásra fordított munkaidő költsége
  • túlóra/túlmunka díjazása
  • kapcsolódó menedzsmentköltségek
  • a fő tevékenységektől elvont erőforrások pótlásának költsége
  • infrastruktúra kialakításának, üzemeltetésének és frissítő fejlesztéseinek költsége
  • kieső értékesítés költsége
  • napi rutin hiányából adódó hatékonytalanság plusz költsége

Esetleg fel lehet sorolni a szoft elemeket is, mint a szervezet frusztrációja a nem megszokott tevékenység miatt, az eredmények megbízhatóságának bizonytalansága, a felmerülő kockázatok.

Ha ez az összehasonlítás megvan, jó eséllyel még mindig drágábbnak fog tűnni a külső szolgáltató bevonása, azonban már csak olyan mértékben, amiért cserébe az elvárható szolgáltatási többlet már nem elhanyagolható, sőt…

Mit is nyújt a külső leltárszolgáltató? Ez a főtevékenysége, így elvárható tőle, hogy

  • profi legyen a leltározásban, pontosan lássa és kezelje a buktatókat, optimalizálási lehetőségeket
  • a megrendelő számára legmegfelelőbb időszakban dolgozzon
  • a munka- és munkaerőszervezés nehézségeitől nagyrészt mentesítse a megrendelőt
  • hatékony és korszerű technikát biztosítson
  • pontos, egzakt adatokat szolgáltasson
  • a legjobb minőségben, versenyképes áron dolgozzon
  • képes legyen a megrendelő igényeire egyértelmű választ adni akkor is, ha önmagára nézve ez nem minden szempontból kedvező

A külső leltárszolgáltató számára jelentős kihívás a termék- és helyismeret. Ezek megléte nem várható el tőle 100 százalékban az első alkalommal, és kérdés, hogy szükséges-e egyáltalán. Vannak esetek, amikor igen, és vannak, amikor kevésbé, vagy egyáltalán nem. Az utóbbi esetekben ez annyira egyértelmű, hogy még idegen nyelvi környezetben sem sérülhet a leltár pontossága az anyanyelvi környezethez képest. Ezekben az esetekben ugyanis nem cél a termék felismerése, mindössze az alkalmazott kódonkénti (numerikus, ritkábban alfanumerikus karakterláncok) mennyiségek pontos felvétele. Természetesen azokban az esetekben, amikor a termékismeret számít, a szolgáltató csak úgy vállalhatja felelősséggel a teljesítést, ha rendelkezik a megfelelő tudással és emberekkel.

A több szem többet lát elve is érvényesül, azonban fontosabb, hogy a külső leltárszolgáltató minden körülmények között objektív és valós képet tud alkotni az aktuális helyzetről. Ez az egyik fő referenciaalapja a leltározási piacon, a hitelességének az alapköve.

A jó szolgáltató jelenléte éppen az indokolt mértékben észrevehető a napi folyamatokban. Konszenzuskész, de a döntő helyzetekben képes érvényesíteni a megrendelő akaratát, fölé helyezve azt az egyéni érdekeknek.

A szükségtelen konfrontálódás elkerülése elemi érdeke mindkét félnek, így a leltár előkészítése és a szabályok precíz lefektetése és egyértelmű kommunikálása alapvető. Ez kizárólag gyakorlott menedzsmenttel és megfelelően képzett munkaerővel biztosítható. Ennek részleteit a következő alkalommal fejtjük ki bővebben.

s