Szaktanácsadás cégeknek

Legyen szó akár egy néhány alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozásról, akár egy több száz vagy ezer fős, országos kiterjedésű cégről, a mindennapi ügymenet zavartalanságához – az elektronikus iratkezelés mind nagyobb térhódítása ellenére is – elengedhetetlen a fizikai dokumentumok átlátható módon történő kezelése, tárolása. Ennek hiányában nem csupán az iratvesztés veszélye állhat fenn, de akár az operatív munkafolyamatokban is jelentkezhetnek fennakadások.
A szisztematikus dokumentumkezelés alapja egy belső iratkezelési szabályzat, valamint egy irattári terv elkészítése lehet. Ezekben szerepelhet mind a bejövő, a kimenő és a helyben maradó (papíralapú vagy elektronikus) dokumentumok útja az érkeztetéstől az irattárba kerülésen át a selejtezésig, vagy az iktatástól az expediáláson keresztül egészen a postázásig; továbbá az egyes műveletek jogosultsági szintje is meghatározható.
Ahhoz azonban, hogy a vállalkozása biztosan megfeleljen a XXI. század elvárásainak, mindenképpen érdemes fontolóra vennie az elektronikus iratkezelésre való átállást. Ezzel nemcsak a meglévő iratanyag archiválására és átfogó rendszerezésére nyílik lehetősége, de a technikai előnyöknek köszönhetően az operatív folyamatokat is gyorsabbá és hatékonyabbá teheti, és nem utolsósorban az iratvesztés lehetőségét is minimalizálhatja. Ráadásul a papíralapú irattárolás felszámolása (amennyiben ezt az adott irattípusok lehetővé teszik) jelentős mértékű hely- és költségmegtakarítást is eredményezhet.

Szaktanácsadói tevékenységünk részeként segítséget nyújtunk Önnek:

  • az ügyiratkezelési rendszer optimalizálásában

    • iratkezelési, irattárolási audittal;
    • iratkezelési koncepció és stratégia kidolgozásával;
    • jogszabályi és szabályozási megfelelőség vizsgálatával;
    • jelenlegi iratkezelés felmérésével, folyamatok optimalizálásával, iratkezelés korszerűsítésével;
    • informatikai megoldások bevezetésével, work flow tervezéssel;
    • iratkezelési koncepció és stratégia kidolgozásával;
    • tanulmányok, akciótervek, illetve pénzügyi kalkulációk összeállításával;
    • iratkezelési szabályzat/ Irattári terv kidolgozásával;
    • az operatív (munkahelyi) és archív irattárolási rendszer, nyilvántartás és -mozgatás megszervezésével;
    • dokumentumkezelő rendszer bevezetésében;
    • projekt támogatással;
    • üzleti igények, folyamatok specifikálásával;
    • ajánlatok bekérésével, bevezetésre kerülő rendszer kiválasztásával;
    • szállító menedzsmenttel, teszteléssel, oktatásokkal, azaz a bevezetés támogatásával;
  • továbbá a digitalizációban

    • a fizikai dokumentumok szortírozási, azonosítási metodikájának kidolgozásával, digitalizálandó iratok körének meghatározásával;
    • valamint a digitalizáláshoz, adatfeldolgozáshoz szükséges szoftverek és eszközök, erőforrások meghatározásával, és ezek biztosításával;

Ha igénybe venné szaktanácsadás szolgáltatásunkat, keressen minket elérhetőségeinken bizalommal!